¿Qué es una Evaluación de Impacto en Protección de Datos?
La Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) es un proceso integral que permite a las organizaciones identificar y evaluar los riesgos asociados con el tratamiento de datos personales. Su objetivo principal es garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones de privacidad, así como proteger los derechos y las libertades de los individuos cuyos datos son procesados.
La necesidad de realizar una EIPD
Según la normativa europea de protección de datos (RGPD), es necesario realizar una EIPD cuando sea probable que un tipo de tratamiento, en particular si utiliza nuevas tecnologías, por su naturaleza, alcance, contexto o fines, entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.
De forma adicional, se requerirá la realización de una EIPD en los siguientes casos particulares:
a) evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales de personas físicas que se base en un tratamiento automatizado, como la elaboración de perfiles, y sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos para las personas físicas o que les afecten significativamente de modo similar;
b) tratamiento a gran escala de las categorías especiales de datos
c) observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.
En el momento de analizar tratamientos de datos será necesario realizar una EIPD en la mayoría de los casos en los que dicho tratamiento cumpla con dos o más criterios de la lista expuesta a continuación, salvo que el tratamiento se encuentre en la lista de tratamientos que no requieren EIPD.
Listado de tratamientos que entrañan un alto riesgo publicada por la AEPD:
- Perfilado o valoración de sujetos en múltiples aspectos de la vida de las personas.
- Toma de decisiones automatizadas con impacto en los derechos de las personas.
- Observación sistemática y exhaustiva del interesado, incluyendo la geolocalización.
- Datos sensibles, condenas o infracciones penales, o datos que revelen información financiera.
- Uso de datos biométricos para identificación única.
- Tratamientos de datos genéticos con cualquier fin.
- Tratamientos a gran escala.
- Asociación de registros de bases de datos con finalidades diversas.
- Datos de sujetos vulnerables o en riesgo social.
- Uso de nuevas tecnologías o innovadoras.
- Tratamientos que limitan el ejercicio de los derechos de los interesados.
Es importante tener en cuenta que se trata de una lista no exhaustiva por lo que resulta fundamental evaluar la necesidad de realizar una Evaluación de Impacto en función de las circunstancias y riesgos específicos asociados con el tratamiento de datos en cada organización.
Lista de tratamientos exentos de realizar EIPD
- Tratamientos bajo directrices previamente autorizadas por las Autoridades de Control, siempre que no se haya modificado el tratamiento desde la autorización.
- Tratamientos bajo códigos de conducta aprobados por la Comisión Europea o las Autoridades de Control, siempre que se haya realizado una EIPD completa para validar el código de conducta y se implementen las medidas definidas en la EIPD.
- Tratamientos necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales o misiones de interés público, siempre que la ley no requiera una EIPD adicional y se haya realizado una EIPD previa.
- Tratamientos realizados por trabajadores autónomos individuales (como médicos, profesionales de la salud o abogados) en su labor profesional, a menos que cumplan con dos o más criterios de alto riesgo.
- Tratamientos internos de personal en PYMES para contabilidad, recursos humanos, nóminas, seguridad social y salud laboral, excluyendo datos de clientes.
- Tratamientos por comunidades y subcomunidades de propietarios definidos por la Ley de Propiedad Horizontal.
- Tratamientos por colegios profesionales y asociaciones sin ánimo de lucro para la gestión de datos de sus asociados y donantes, siempre que no involucren datos sensibles definidos en el RGPD.
Puedes obtener más información sobre la necesidad o no de realizar una EIPD en los siguientes enlace: https://www.aepd.es/es/documento/listas-dpia-es-35-4.pdf
Beneficios y objetivos de una EIPD
Una EIPD ofrece numerosos beneficios y cumple diversos objetivos en el ámbito de la protección de datos:
- Cumplimiento normativo: La EIPD ayuda a las organizaciones a cumplir con las leyes y regulaciones de privacidad, como el RGPD en la Unión Europea. Al realizar la evaluación, se pueden identificar y abordar los posibles incumplimientos normativos.
- Protección de la privacidad: La EIPD permite a las organizaciones analizar y comprender los riesgos que pueden afectar la privacidad de los individuos cuyos datos se procesan. Al identificar estos riesgos, se pueden implementar medidas adecuadas para proteger la privacidad de manera efectiva.
- Gestión de riesgos: La EIPD ayuda a identificar y evaluar los riesgos asociados con el tratamiento de datos, tanto internos como externos. Esto permite implementar estrategias de gestión de riesgos sólidas y reducir la probabilidad de que ocurran incidentes de seguridad o violaciones de privacidad.
- Generación de confianza: Al realizar una EIPD de manera transparente y demostrar un compromiso serio con la privacidad, las organizaciones generan confianza entre sus usuarios, clientes y otras partes interesadas. Esto fortalece la reputación y puede generar una ventaja competitiva en el mercado.
Pasos para llevar a cabo una EIPD
La realización de una EIPD sigue un proceso estructurado que garantiza una evaluación completa y exhaustiva de los riesgos asociados con el tratamiento de datos. A continuación, se presentan los pasos principales para llevar a cabo una EIPD:
- Identificar el tratamiento de datos: En esta etapa, es fundamental comprender qué datos se recopilan, cómo se procesan y con qué finalidades. Se deben identificar los diferentes tipos de datos personales involucrados en el tratamiento.
- Evaluar la necesidad y proporcionalidad: Es importante analizar si el tratamiento de datos es necesario y proporcional para alcanzar los fines previstos. Se debe evaluar si existen alternativas menos invasivas que puedan lograr los mismos objetivos.
- Identificar riesgos y evaluar su impacto: En esta fase, se deben identificar los posibles riesgos que podrían afectar la privacidad y los derechos de los individuos. Esto implica evaluar el impacto potencial de estos riesgos y la probabilidad de que ocurran.
- Definir medidas de mitigación: Una vez identificados los riesgos, es necesario establecer medidas de seguridad y protección para mitigarlos. Estas medidas pueden incluir controles técnicos, políticas de seguridad, capacitación del personal y procesos de gestión de incidentes.
- Realizar un juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad: con el fin de asegurar que el tratamiento de datos es idóneo, necesario y proporcional es imprescindible hacer un análisis sobre estos aspectos y hacer una fundamentación lógica que pruebe que se cumplen con estos requisitos.
- Documentar y revisar: Es esencial documentar todo el proceso de la EIPD, incluyendo los hallazgos, las decisiones tomadas y las medidas implementadas. Además, es necesario revisar y actualizar periódicamente la evaluación para garantizar su relevancia y efectividad continua.
Para una información más exhaustiva acerca de los pasos a seguir para la realización de una EIPD resulta imprescindible consultar y seguir las directrices marcadas por la APED en la guía
Conclusiones
En un mundo cada vez más digitalizado, la Evaluación de Impacto en Protección de Datos se vuelve fundamental para garantizar la privacidad y protección de los datos personales. Al realizar una EIPD, las organizaciones demuestran su compromiso con la privacidad de los individuos y cumplen con las obligaciones legales y normativas. Además, la EIPD permite identificar y mitigar los riesgos asociados con el tratamiento de datos, lo que fortalece la seguridad de la información y genera confianza entre los usuarios y clientes.
En última instancia, la realización de una EIPD no solo es una exigencia legal, sino también una oportunidad para mejorar la gestión de los datos y promover la confianza en un entorno tecnológico en constante evolución. Al garantizar la privacidad de los datos, las organizaciones no solo protegen los derechos de los individuos, sino que también salvaguardan su propia reputación y crean relaciones sólidas y duraderas con sus usuarios. La EIPD es una herramienta esencial en la protección de datos y debe ser implementada de manera rigurosa y efectiva en todas las organizaciones que tratan información personal sensible.
Recuerda que cada organización puede enfrentar desafíos y circunstancias únicas en su evaluación de impacto en protección de datos, por lo que es recomendable buscar asesoramiento legal especializado para garantizar un enfoque adecuado y cumplir con las normativas vigentes.
