El correo electrónico es, con toda probabilidad, la herramienta más utilizada por cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño, interviniendo en diferentes procesos que forman parte de la misma.
El uso generalizado del correo electrónico en el entorno laboral implica que el mismo también objeto de ciberataques que pueden afectar a los datos personales responsabilidad de las organizaciones y poniendo en peligro los derechos y libertades de los titulares de dichos datos. Por ello, resulta necesario aplicar una serie de medidas de seguridad y protocolos de buenas prácticas en la gestión y uso del correo electrónico con el fin de evitar que se produzcan brechas de seguridad.
A continuación hacemos algunas recomendaciones para proteger la privacidad y seguridad de los datos personales al utilizar el correo electrónico:
- Utilice una cuenta de correo electrónico segura: Asegúrese de emplear una contraseña fuerte y compleja que contenga letras, números y símbolos.
- Verifique la dirección del destinatario: Evite enviar información confidencial a la persona equivocada.
- Use la función «CCO» para envío de correos a distintos destinatarios diferentes: Al incluir direcciones en CCO ocultamos las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
- No comparta contraseñas: Ni siquiera con compañeros de trabajo o amigos cercanos.
- No envíe información confidencial: No envíe información confidencial, como contraseñas, a través del correo electrónico.
- Proteja los archivos adjuntos: Si necesita enviar un archivo adjunto con información sensible o datos personales, proteja los archivos con contraseña y comparta la contraseña de manera segura.
- Utilice un proveedor de correo electrónico confiable: Verifique que su proveedor de correo electrónico cumple con los estándares de seguridad y privacidad incluido el cifrado de extremo a extremo.
Una vez definidas por parte de la organización las directrices para el buen uso del correo electrónico, las mismas deben ser puestas en conocimiento de todos los empleados que tengan credenciales de acceso al correo electrónico, de esta manera la organización será capaz de evidenciar si se han tomado las medidas necesarias y adecuadas para mitigar los riesgos asociados al uso del correo electrónico.
